D’après la publication de James-William GBAGUIDI du .
Le choix entre une note et une lettre ne dépend pas du nombre de lignes. Il dépend de la relation que le document organise.
La note circule dans le service
Une note sert à informer une autorité, à donner une instruction à une équipe ou à communiquer entre services d’une même organisation. Elle traite du fonctionnement du service et entre directement dans le sujet, sans formule d’appel ou de politesse.
La lettre établit une correspondance
Une lettre s’adresse à une personne, une entreprise, une association ou une administration extérieure. Elle convient aussi lorsqu’un agent présente une demande concernant sa situation personnelle, par exemple un congé ou une autorisation d’absence, même si le destinataire appartient à la même organisation.
Une panne signalée par un chef de service à son directeur : une note. Une demande de réparation adressée au prestataire : une lettre.
Deux questions avant de rédiger
Le document circule-t-il au sein de l’organisation ou vers l’extérieur ? Parle-t-il du fonctionnement du service ou de la situation individuelle de l’agent ? Ces deux réponses orientent le choix du support et de sa forme.
PRÉ‑SCRIPTUM · L’Atelier administratif