D’après la publication de James-William GBAGUIDI du .
Une pièce jointe n’est pas un simple ajout. Elle complète le courrier, appuie une demande, justifie une analyse ou fournit l’élément nécessaire à une décision.
À QUI S’ADRESSE LA MENTION DES PIÈCES JOINTES ?
Elle aide naturellement le destinataire. Mais elle est tout aussi utile au secrétariat, au service chargé de l’enregistrement et à toute personne qui devra retrouver le dossier plus tard.
Le lecteur doit pouvoir savoir, sans deviner :
- quels documents sont transmis ;
- combien il y en a ;
- quel lien ils entretiennent avec le courrier.
COMMENT PROCÉDER ?
Lorsqu’un document est nécessaire à la compréhension ou au traitement du courrier, annoncez-le dans le corps du texte, puis mentionnez-le clairement à la fin.
Exemple : « Je vous transmets, ci-joint, le rapport de mission établi à l’issue de la visite de terrain du 10 septembre 2026. »
En bas du courrier :
Pièce jointe : Rapport de mission relatif à la visite de terrain du 10 septembre 2026, 6 pages.
S’il y a plusieurs documents, chacun doit être identifié séparément.
LE PIÈGE : RESTER VAGUE
On évitera : « Veuillez trouver ci-joint les documents nécessaires. »
Cette formule laisse plusieurs questions sans réponse : quels documents ? nécessaires à quoi ? le dossier est-il complet ?
On écrira plutôt : « Je vous transmets, ci-joint, le rapport de mission du 10 septembre 2026 et le tableau récapitulatif des dépenses engagées. »
Puis :
Pièces jointes :
- Rapport de mission du 10 septembre 2026, 6 pages ;
- Tableau récapitulatif des dépenses engagées, 1 page.
PIÈCE JOINTE OU ANNEXE ?
La pièce jointe est un document distinct transmis avec le courrier.
L’annexe fait partie du document principal et vient en compléter le contenu. Elle doit être appelée dans le texte, par exemple : « Les données détaillées figurent en annexe 1. »
LA VÉRIFICATION FINALE
Avant l’envoi, vérifiez :
- que tous les documents annoncés sont effectivement joints ;
- que chaque document est clairement identifié ;
- que le destinataire comprend pourquoi il le reçoit.
Un document non annoncé risque de rester invisible. Une pièce jointe bien identifiée devient une partie utile du dossier.
NB (règle grammaticale utile) :
- Le terme est invariable en début de phrase ou devant un nom sans déterminant : « Ci-joint le rapport. »
- Mais il est variable quand il est placé après le nom : « La lettre ci-jointe. »
PRÉ-SCRIPTUM · L’Atelier administratif