Une bonne entrée en matière oriente la lecture. Selon la situation, elle rappelle un échange, expose un fait, formule une demande ou annonce la transmission d’un document.
Partir de la situation
Lorsqu’il s’agit de répondre, le rappel du courrier reçu fournit un point d’appui clair :
En réponse à votre lettre du 12 mars relative à la mise à disposition de la salle de conférence, je vous informe que…
Pour transmettre un document, une entrée plus directe peut convenir :
Je vous transmets, en pièce jointe, le compte rendu de la réunion du 8 avril.
Ces exemples sont fictifs. Leur forme doit être adaptée au destinataire, aux usages de l’organisation et à la position de l’auteur.
Choisir la formule à bon escient
« J’ai l’honneur » peut trouver sa place dans une lettre administrative. Elle ne dispense toutefois pas de préciser l’action accomplie : demander, transmettre, informer ou rendre compte. La formule d’ouverture doit servir la relation et le contexte.
Éviter de retarder l’essentiel
Les considérations générales et les longues justifications peuvent éloigner le lecteur du sujet. Donnez-lui d’abord le repère nécessaire, puis développez les éléments qui permettent de comprendre votre démarche.
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